اسباب کشی ادارات و شرکت ها با جابجایی منزل تا حدودی متفاوت بوده و از استرس و دردسر کمتری برخوردار است. البته یکسری نکات نیز دارد که در صورت عدم رعایت آنها، میتواند مشکلات متعدد مختلفی برای مجموعه موردنظر ایجاد شود. با توجه به آنکه این جابجایی برای محل کار صورت می‌گیرد، هرچه پروسه انجام آن طولانی‌تر باشد، شما روزهای بیشتری مجبور به تعطیل نمودن کارهایتان جهت به اتمام رساندن آن خواهید بود. مجدر نتیجه از نظر مالی و کاری ممکن است دچار خسارت های زیادی شوید.
با توجه به آنکه این نوع اسباب کشی، چیزی نیست که هر فردی تجربه انجام آنرا داشته باشد. در ادامه به نکات و مواردی می‌پردازیم که میتواند شما را در این نوع جابجایی بسیار کمک کند.
مشخص کردن ویژگی ها قبل از اسباب کشی شرکت
پیش از آنکه شروع به جمع کردن وسایل شرکت و اداره خود بپردزید، ابتدا باید یکسری موارد را برای خود تعیین نمایید. از جمله محدودۀ موردنظر برای جابجایی، ویژگی های ساختمان جدید، حداقل متراژ مناسب برای کار، بودجه مناسب برای پیش‌پرداخت و اجاره ماهیانه، نو یا عدم نو کردن وسایل، تعداد خط های تلفنی مورد نیاز، نوع شبکه اینترنتی و … مواردی هستند که پیش از اسباب کشی شرکت و ادارات باید موقعیت هرکدام از آنها را برای خود مشخص کنید.
پس از تصمیم گیری، انتخاب و سوژه خود را به مشاورین املاک اطلاع دهید تا آنها بتوانند مناسب‌ترین گزینه را به شما پیشنهاد دهند. با توجه به امکان جابجایی دشوار شرکت ها بهتر است برای این مرحله وقت کافی بگذارید تا بتوانید یک دفتر کار ایده آل بیابید. اگر مکان فعلی شرکت شما از نوع اجاره‌ای و رهن است، حتماً تا قبل از اتمام قرارداد به دنبال یافتن جای جدید باشید. تا مجبور به عجله کردن و انتخاب نادرست نباشید.
اطلاع رسانی برای اسباب کشی
حداقل یک هفته پیش از اسباب کشی ادارات و شرکت ها، باید کارکنان خود را از این اقدام آگاه سازید. به دلیل تعطیل بودن شرکت در زمان جابجایی، از کارکنان خود بخواهید تا کارهای خود را جمع‌بندی کرده و وسایلشان را بسته بندی کنند. قطعاً مشتریان شما از جایگاه بسیار ویژه‌ای برخوردار هستند؛ شما نمی‌توانید به خاطر جابجایی کار این عزیزان را عقب اندازید.
با تعیین تاریخ دقیق اسباب کشی، به کارکنان خود در سازمان‌دهی اموراتشان کمک نمایید. سعی کنید مشتریان خود زا نیز از این تصمیم مطلع سازید. چراکه قطعاً در روزهای حمل اثاثیه تلفن‌های شرکت قطع خواهند بود.
بسته بندی وسایل شرکت ها و ادارات
معمولاً در شرکت ها و ادارات، وسیله‌ای که زیاد است، انواع پرونده ها می‌باشد.تعداد بالای کامپیوترها، دستگاه های چاپ، تلفن ها و اوسایل این چنینی فرایند اسباب کشی شرکت را کمی دشوارتر می‌کند. چراکه این اقلام جزء وسایل حساس، گران، سنگین و با اهمیت یک شرکت محسوب می‌شود. داشتن برنامه‌ریزی دقیق و منسجم تا حد زیادی به شما در این پروسه کمک خواهد نمود.
اگر می‌خواهید در هزینه های بسته بندی وسایل شرکت خود صرفه جویی کنید، میتوانید از کارکنان خود بخواهید که هرکس وسایل مرتبط با خود را به‌صورت طبقه بندی شده بسته بندی نماید. با این ترفند از شلوغی های جابجایی نیز میتوانید جلوگیری کنید.
استفاده از تجهیزات بسته بندی
باتوجه به آنکه در شرکت ها و ادارات، وسایل الکترونیکی بسیاری استفاده می‌شود، پس لازم است از تجهیزات بسته بندی باکیفیت و مقاوم برای این اثاثیه استفاده نمود. چراکه وسایل الکترونیکی و الکتریکی از حساسیت بسیار بالایی برخوردار هستند و در صورت وارد شدن کوچکترین ضربه‌ای به آنها، خسارت های بسیاری متحمل می‌شوند.
حتماً از کارتن های حمل بار مناسب استفاده کنید. بلاستثنا تمامی کامپیوترها و بوازم مرتبط با آنرا بسته بندی کرده تا در حین جابجایی آسیبی نبینند. فایل ها و پرونده ها را قبل از بسته بندی منظم نمایید. سعی کنید از کارتن ها جهت بسته بندی پرونده ها استفاده نمایید. پرونده ها را به طور کاملاً منظم و دسته بندی شده در جعبه ها قرار دهید تا مبادا کاغذهای آنها به‌هم‌ریخته یا گم شوند. بهترین پیشنهاد این است که تمامی وسایل هر کارکنان در کنار یکدیگر بسته‌بندی شوند.
روز اسباب کشی شرکت
انتخاب ماشین باربری مناسب برای اسباب کشی شرکت ها و ادارات از اهمیت زیادی برخوردار است. باتوجه به آنکه معمولاً وسایل شرکت از وسایل منزل کمتر است، لازم نیست که از ماشین های باربری بزرگ استفاده نمایید. سعی کنید ساعت خوبی را انتخاب کرده تا از شلوغی های شهر در امان باشید.
در روز جابجایی، نیازی نیست که تمام کارکنان شرکت حضور داشته باشند. تنها چند نفر که از کمک کردن آنها مطمئن هستید کافی است. به بقیه کارکنان اجازه دهید تا مرخصی چندروزه داشته باشند. حتماً از باربری های معتبر و متخصص کمک بگیرید تا بتوانند این فرایند را بدون هیچگونه دردسری برای شما به اتمام برسانند. نحوه چیدمان وسایل در درون ماشین حمل بار، اهمیت زیادی دارد. کارگران شرکت های باربری قطعاً در این زمینه تخصص های لازم را خواهند داشت.
اقدامات پس از اسباب کشی ادارات
پس از انتقال تمامی اثاثیه به مکان جدید اتاق و محل هر کارکنی را مشخص کرده و وسایل هر کدام را به صورت بسته بندی شده در همانجا قرار دهید. از کارکنانتان بخواهید که هر فرد، خودش وسایل کارش را بچیند و مرتب نماید. با این کار هم سرعت عمل اتمام کارها بیشتر شده و هم اینکه هرکسی اطلاعات کامل‌تری نسبت به وسایل خود دارد.
پس از اتمام اسباب کشی شرکت، وسایل قسمت های عمومی را در محل خودشان بچینید. برای نصب دستگاه های الکترونیکی حتماً از افراد متخصص کمک بگیرید تا مشکلی برای این وسیله ها ایجاد نشود. حتماً اطلاعات تماس خود را بروز نمایید. با مشتریان خود تماس گرفته و اطلاعات تماس جدیدتان را در اختیارشان قرار دهید.
پس از اتمام کارهای پس از اسباب کشی بهتر است مهمانی ترتیب دهید. این کار کارکنان را برای شروع کار در محل جدید آماده می‌نماید.
